Как вести учет в мастерской: тетрадь, Excel или программа

Как обычно начинается учёт в мастерской

Почти все мастерские начинают с тетради или таблицы. Это нормально: пока в день два-три заказа, хватает листа бумаги и памяти. Проблемы начинаются, когда заказов становится десять в день, в смену выходят двое мастеров, а запчасти приходят от разных поставщиков. Данные теряются между тетрадью, телефоном и головой владельца.

Вот признаки, что учёт пора менять:

• вы не можете быстро сказать, где сейчас устройство клиента и кто его чинит;
• клиенты звонят «узнать, готово ли», а вы лезете в тетрадь;
• в конце месяца не сходится касса, а причину найти нечем;
• запчасти заканчиваются неожиданно, а лишние лежат месяцами;
• вы не знаете, сколько на самом деле заработал каждый мастер.

Бумажный журнал: плюсы и пределы

Бумага не зависит от интернета и не требует обучения. Но она не ищет, не считает и не напоминает. Найти заказ трёхмесячной давности по телефону клиента можно только вручную, а страницу легко потерять или залить кофе. Для одного мастера с парой заказов в день это терпимо, для мастерской с наймом нет.

Excel и Google Таблицы

Таблица уже лучше: есть поиск, фильтры, итоги. Шаблон можно взять готовый, например журнал учёта ремонтов в Excel. Для начала это хороший вариант. Слабые места таблицы проявляются позже:

• нет статусов и уведомлений: таблица не напомнит, что заказ просрочен, и не покажет клиенту, что ремонт готов;
• нет единой истории устройства: повторное обращение по тому же IMEI надо искать глазами;
• склад отдельно от заказов: запчасть списывается руками, остатки быстро расходятся с реальностью;
• несколько человек правят один файл: версии путаются, данные затираются;
• нет документов: квитанцию и акт приёма приходится собирать отдельно.

Что даёт специальная программа

Программа для сервисного центра объединяет то, что в таблице живёт отдельно:

• приём с фиксацией состояния устройства и печатью квитанции;
• статусы заказа от «принят» до «выдан» и подсветка просрочек;
• согласование цены с клиентом и история изменений;
• склад, где запчасть списывается вместе с заказом;
• касса: оплаты, продажи и закупки в одном месте;
• зарплата мастеров по заказам, а не «на глаз»;
• отчёты: выручка, топ ремонтов, причины отказов.

Как выбрать: короткая проверка

Смотрите на цену по-честному: сколько стоит программа в месяц и что включено. В РемЛог цена одна на всю мастерскую, 690 ₽ в месяц, без доплат за сотрудников. Для сравнения прикиньте, сколько стоит вам потерянный заказ или лишняя запчасть: чаще всего одна такая потеря окупает подписку на месяц.

Как перейти с таблицы и не потерять данные

1. Не переносите всё. Достаточно активных заказов и справочника запчастей. История закрытых заказов остаётся в таблице как архив.
2. Начните с демо. Откройте демо-версию, оформите пару приёмок и посмотрите, удобно ли вашим мастерам.
3. Выберите день старта. С этого дня все новые заказы только в программе, без двойного ведения.
4. Загрузите остатки. Один раз пересчитайте склад и внесите остатки, дальше система считает сама.
5. Обучите мастеров за один вечер. Главное им показать приёмку и смену статуса, остальное придёт в процессе.

Подробнее, как перенести данные, см. страницу перехода с другой программы. В РемЛог можно начать с демо без регистрации, а после договора первые 30 дней бесплатны.

Пять ошибок при смене учёта

1. Вести одновременно таблицу и программу «пока привыкаем». Данные расходятся, и доверия не к чему не остаётся.
2. Вносить всё задним числом раз в неделю. Учёт нужен в момент приёма, а не после.
3. Не объяснить мастерам, зачем это нужно. Если мастер видит только лишнюю работу, он будет её обходить.
4. Пытаться настроить всё сразу. Начните с приёма и статусов, остальное подключайте по мере необходимости.
5. Выбирать программу по списку функций, а не по удобству. Пусть сами мастера проверят демо.