Учет запчастей на складе мастерской: остатки, минимум и инвентаризация

Зачем мастерской складской учёт

Запчасти это основная статья расходов мастерской после аренды и зарплат. Без учёта две проблемы встречаются постоянно: нужной детали нет, когда пришёл клиент, а ненужные лежат годами и «замораживают» деньги. Учёт помогает видеть оба края: что вот-вот закончится и что давно не расходуется.

Что нужно знать о каждой запчасти

• название и совместимость: модель устройства, цвет, версия, например «дисплей iPhone 12, оригинал-снятый»;
• артикул или внутренний код, чтобы не путать похожие позиции;
• остаток на складе сейчас;
• закупочная цена и поставщик;
• цена для клиента, чтобы видеть маржу;
• минимальный остаток, ниже которого нужно заказывать.

Минимальный остаток: как рассчитать

Идея простая: хватит ли запаса, пока придёт новая поставка. Формула:

Пример: дисплеев для популярной модели уходит 4 в неделю, поставщик привозит за 1 неделю. Минимум: 4 × 1 + 2 запасных = 6 штук. Когда остаток падает до 6, пора заказывать. Для редких деталей хватит минимума в 1-2 штуки или заказ под клиента.

Списание: главная точка потерь

Чаще всего остатки расходятся из-за того, что запчасть использовали, а в учёте не отметили. Правило одно: запчасть списывается вместе с заказом, а не потом. В программе это делается автоматически: добавили деталь в заказ, остаток уменьшился. В таблице нужно делать два действия, и второе рано или поздно забывается.

Отдельно учитывайте:

• брак поставщика и возврат: деталь пришла нерабочей;
• детали «в пробу» и замену по гарантии: они расходуются без выручки;
• детали клиента, принесённые для ремонта: они не ваши и в остатки не входят.

Инвентаризация: раз в месяц, а не раз в год

Чем реже пересчёт, тем больше расхождение и дольше искать причину. Хватает 20-30 минут в месяц: выберите самые дорогие и самые ходовые позиции, пересчитайте и сверьте с системой. Любые расхождения записывайте с причиной. Если одна позиция расходится постоянно, ищите, кто и как её берёт.

Неликвид: что делать с лежалым

Деталь, которая не расходовалась полгода, это замороженные деньги. Раз в квартал просматривайте список позиций без движения:

• предложите клиентам со скидкой, пока модель ещё в ходу;
• верните поставщику, если договор позволяет;
• перестаньте закупать «на запас» дорогие редкие детали, заказывайте под клиента.

Как это делается в программе

В РемЛог склад связан с заказами: при добавлении запчасти в ремонт она списывается со склада, а в отчётах видно закупочную и продажную цену. У каждой позиции задаётся минимальный остаток, и когда запас падает ниже него, позиция попадает в список «пора заказать». Закупки вносятся как поступления: остаток растёт, а деньги уходят из кассы, поэтому касса и склад не расходятся. Подробнее, как вести заказы и документы, читайте в статье «Как вести учёт в мастерской».

Контрольный список на каждый день

1. Проверьте список «пора заказать» и сделайте заказ поставщику.
2. Принятые поставки внесите в тот же день, с ценой.
3. Убедитесь, что запчасти в закрытых заказах списаны.
4. В конце недели пересчитайте 5-10 самых ходовых позиций.